ব্যবসায়ের শুরুতে কিছু প্রয়োজনীয় ছাপা উপকরণ
জাহাঙ্গীর আলম শোভন
ব্যবসায়ের একেবারে শুরুর দিকে অফিস স্টেশনারীর সাথে কিছু ছাপা উপকরণ প্রয়োজন হয়। এগুলো যেমনি কাজের জিনিস তেমনি আবার এগুলো ব্যবসায়কে পরিচিত করাতে সাহায্য করে। এগুলো একধরনের বিজ্ঞাপনেরও কাজ করে। আজ আলোচনা করবো তেমনি কিছু বিষয় নিয়ে। যদিও এগুলো ব্যাপারে সবাই কমবেশী জানে। তবুও প্রথাগত আলোচনার মাধ্যমে এর গুরুত্ব সম্পর্কে তুলে ধরতে চেষ্টা করবো।
ভিজিটিং কার্ড: আজকাল ভিজিটিং কার্ড খুবই প্রয়োজনীয় একটা জিনিস। একসময় মনে করা হয়েছিলো যে যেহেতু ব্যবসায়ের ঠিকানা দেয়ার জন্য ভিজিটিং কার্ড ব্যবহার করা হয় সেহতেু আজকাল মোবাইল ফোন নং ই যেহেতু ঠিকানার চেয়ে গুরুত্বপূর্ন তাই ভিজিটিং কার্ড এর প্রয়োজনীয়দা ফুরিয়ে যাবে। কিন্তু বাস্তবে দেখা গেল এর প্রয়োজনীয়তা ৫ গুণ বেড়েছে॥ কারণ এখন মোবাইল নাম্বার বিনিময় ও সংরক্ষণ এর জন্য একটা ভালো মাধ্যম হলো ভিজিটিং কার্ড বা বিজনেস কার্ড। কারণ ফোন হারিয়ে যেত পারে, নাম্বার মোবাইলে সেভ করা নাও থাকতে পারে কিন্তু ভিজিটিং কার্ড থাকবে যদি যতœ করে রাখা হয়। আবার দেখা যায় প্রথম পরিচয়ে আমরা অনেক কিছু ভুলে যাই কিন্তু ভিজিটিং কার্ড থাকলে সেটা দেখে পরে মনে পড়ে যায়। অনেক সময় আমাদেও দরকারী কোন বিষয়ে পরিচিত কোন ব্যক্তিকে প্রয়োজন হয়ে পড়ে। তখন দেখা যায় ৫ বছর আগের পরিচিত হওয়া এক লোকের ভিজিটিং কার্ড দেখে তার সাথে যোগাযোগ করা যায়। এজন্য আজকাল অনেকের অফিস না থাকলেও অথবা ব্যবসা শুরু না করলেও ভিজিটিং কার্ড হয়ে গেছে। সেটা সবাইকে দিচ্ছে।
ভিজিটিং কার্ড ছাপার সময় খুব বেশী কিছু লেখা ঠিক নয়। আবার একটা কার্ডে অনেক পরিচয় দেয়াও ভালো দেখায়না। এতে ব্যবসার নাম ঠিকানা লোগে কার্ডধারীর নাম পদবী ফোন ই মেইল এতটুকুই যথেষ্ঠ। এর বাইরে হয়তো ওয়েবসাইট, ফেইসবুক লিংক, কোন সমিতির মেম্বার থাকলে সমিতির লোগো বা নাম দেয়া যেতে পারে।
ভিজিটিং কার্ড এ খুব বেশী রং বা নকশা না দেয়াই ভালো। যদি কোনো প্রফেশনাল ডিজাইনারকে না দিয়ে নিজে ডিজাইন করতে চান খেয়াল যতটা সাদামাটা করা যায়। প্রফেশনাল ডিজাইনাররা কিন্তু এইকাজটাই করে থাকে। তারা ১/২ টা কালারের সাথে ছোট একটা সিম্বলিক সাইন ব্যবহার কওে যে আমরা বলি বাহ্্ সুন্দরতো। ১ বা ২ কালারের মধ্যে কাজটা শেষ করার চেস্টা করবেন, ৩ কালারের বেশীতো নয়ই। তবে কালারের কম্বিনেশন এমন হবে যে ছাপার জন্য ৪ কালার ছাপাই দরকার হবে। খুব দামী কাগজে ছাপতে হবে তা কিন্তু নয়। কার্ডের সাইজটা স্টান্ডার্ড হলে আর মানাসই হলেই হলো। কার্ড যেকোনো প্রেসে ছাপা যায়। তবে। ফকিরাপুল সবচে সস্তায় ছাপতে পারেন। সেখানে এমন কিছু দোকান আছে তারা শুধু কার্ডই ছাপে।
দরদাম: আর্টকার্ডে গ্লসি লেমিনেশান প্রতি ৫০০ কার্ড ১৭০ টাকা থেকে শুরু, হাজার ৩০০ টাকা । আর্টকার্ডে ম্যাট লেমিনেশান প্রতি ৫০০ কার্ড ৩০০ টাকা থেকে শুরু, হাজার ৫০০ টাকা । আর্টকার্ডে ম্যাট ও স্পট লেমিনেশান প্রতি ৫০০ কার্ড ৪০০ টাকা থেকে শুরু, হাজার ৭০০ টাকা, এভাবে কাগজ সাইজ ও কোয়ালিটি অনুসাওে রেট হয়ে থাকে। কোনো কোনো ই-কমার্স প্রতিষ্ঠান অনলাইনে এই সার্ভিস দিয়ে থাকে।
লেটার হেড: লেটার হেড বা প্যাড ব্যবসার গুরুত্বপূর্ন বিষয়। আপনি কোনো কোম্পানী অথবা অফিসিয়াল ব্যাপারে চিঠি লেখার জন্য এই প্যাড ব্যবহার করতে হবে। যখন ব্যবসা প্রতিষ্ঠানের পক্ষে আপনি লিখবেন বা কোন দরপত্র, কোটেশান, প্রফোজাল, ওয়ার্ক া অর্ডার বা কোনো প্রস্তাব দেবেন অফিসিয়াল প্যাড ছাড়া তা গুরুত্ববহ হবেনা। আজকাল অফিসিয়াল ইমেইল দিয়েও কাজ চলে। তথাপি লেটার হেডের প্রয়োজনীয়তা এখনো ফুরিয়ে। যায়নি। প্রতি ৫০০ পাতা লেটার ছাপার খরচ কমপক্ষে ১৫০০ টাকা হবে তবে ১০০০ করলে এই খরচ ২ হাজার টাকায় নেমে আসবে। অফসেট পেপাওে সাধারণত লেটার হেড ছাপা হয়। একে অফিস প্যাডও বলা হয়। তবে আরামবাগ ফকিরাপুলে আরো কম দামেও অফিস প্যাড ছাপা হতে পারে। অফিস প্যাডে থাকে ব্যবসার নাম লোগো ঠিকানা ই মেইল ওয়ব ইত্যাদি। একটা জিনিস আঘে কমন থাকলেও এখন ছাপানো থাকেনা পওে প্রয়োজন বুঝে লেখা হয়। তা হলো সূত্র . . . . . . . ও তারিখ . . . . . . . । রং ও ডিজাইনের ক্ষেত্রে যত কম করা যায় ততোই রুচিশীল ও মার্জিত হয়।
অফিস খাম: বেশীর ভাগ অফিসের নিজস্ব নাম লোগো সহ অফিস খাম থাকে। ৯ বাই সাড়ে৪ বা ৪ ইঞ্চি মাপের এই খামে পুরে অফিসিয়াল চিঠিপত্র দেয়া হয়। অনেকদিন আগে থেকে অবশ্য ভদ্রতা সূচক কাউকে পেমেন্ট দিতেও খাম ব্যবহার করা হয়। আপনার যদি অফিস খাম থাকে। তাহলে কোনো ব্যক্তিকে কোনো ডকুমেন্টস, টাকা, ইত্যাদি দিতে বা পাঠাতে খাম ব্যবহার করবেন। খাম একটি অফিসের বাইরের দেয়ালের মতো আর প্যাড হচ্ছে ভেতরের দেয়াল। আপনার অফিস, আপনার ব্যবসা এবং আপনার পেশাদারিত্ব সম্পর্কে একনজর ধারণা দিতে পারবে আপনার অফিস খাম। রুচিশীল ও প্রফেশনাল লুক হবে আপনার খামের প্রধান বৈশিষ্ঠ আর মানসম্মত হবেতো অবশ্যই। আজকাল প্রায় সব অফিসে ডকুমেন্টস আদার প্রদানের জন্য এফোর সাইজের ডকুমেন্ট খাম ব্যবহার করা হয়।
ক্যাশমেমো, মানি রিসিপ্ট,চালান ও গেটপাশ:আপনি যদি পন্য বেচাকেনা করেন। তাহলে পন্যের নাম দাম পরিমাণ বিবরণ সংখ্যা মোট টাকা ইত্যাদি লিখে ক্রেতাকে একটি মেমো প্রধান করতে হবে। এটা যেমনি ক্রেতার অধিকার তেমনি ব্যবসায়িক ডকুমেন্টও বটে। আবার এর আইনগত দিকও রয়েছে। ক্যাশমেমো বানানোর সময় খেয়াল রাখবেন আপনার ব্যবসায়ের নাম ও লোগোতে যে ধরনের কালার বা ডিজাইন রয়েছে তার যেন একটা প্রতিফলন থাকে। অন্যান্যগুলোর জন্যও একই কথা প্রয়োজ্য। এছাড়া পন্য ক্রয় বিক্রয়ের বাইরেও আপনি কারো কাছ থেকে কোনো বিষয়ে নগদ টাকা চেক পাপ্যবিল ইত্যাদি গ্রহণ করতে পারেন। সেক্ষেত্রে আপনাকে দিতে হবে মানি রিসিপ্ট বা টাকা গ্রহণের রশিদ। এতে ব্যাংক কলাম চেক নং এসব লেকার জায়গা থাকে। উল্লেখ থাকে কি বাবদ কার কাঝ থেকে আপনি কতটাকা পেলেন সেটাও। আবার আপনার কোনো পন্য যদি একস্থান থেকে অন্যস্থানে পাঠান তাহলে দিতে হবে চালান। যা রাস্তায় পুলিশ ধরলে বহনকারী প্রমান করবে যে এটা কোনো চোরাই মাল নয়। এতে মাল কোথা হতে কোথা যাচ্ছে সেটা লেখা থাকে। দাম নয় মূলত এখানে মালের পরিমান সংখ্যা ধরণ এেসব লেখা থাকে। আর বড়ো কোম্পানীতে গেটপাশের প্রয়োজন হয়। তা না হলে গেটদিয়ে দারোয়ান বা গার্ড মাল বের হতে বাঁধা দেবে।
অন্যান্য: এছাড়া আপনার থাকতে পাওে পন্যেও ছোট একটি মূল্য তালিকা। থাকতে পারে একটি বিল ফরম বা বিল বই। কোনো অফিসে পন্য সরবরাহ কওে টাকা পাওয়ার জন্য আপনাকে বিল সাবমিট করতে হবে। যেমন কওে বিদ্যূৎ অফিস বিদ্যূূৎ বিল পাওয়ার জন্য আপনার বাসায় বিল পাঠায়। আরো থাকতে পারে ছাপারো একটি ভাউচার প্যাড যা দিয়ে আপনি আপনার এবং আপনার অফিসের কর্মচারীদের অন্যান্য খরচের হিসাব রাখবেন।এই বাইওে আপনি আপনার ব্যবসা পেশা বা কোম্পানীকে পরিচিত করানোর জন্য আপনার পন্য বাি সার্ভিসের ক্যাটালগ বুক বানাতে পারেন। অথবা ছাপাতে পারেন একটা ১ বা ২ পাতার লিফলেট কিংবা ব্রশিওর কিংবা প্রসফেকটাস কিংবা প্রচারপত্র।
আর কমপক্ষে ৩/৪টা সীল লাগতে পারে আপনার। একটি হচ্ছে ব্যাংক একাউন্টের জন্য, একটি আপনার নাম ও পদবীসহ, একটি প্রতিষ্ঠানের নাম ও ঠিকানা অন্যটি অফিসিয়াল গোল সীল।
এইসব কিছুই যে একদিনে প্রয়োজন হবে তা নয়। আপনি ব্যবসা শুরু কওে দিলেই বুঝতে পারবেন। কখন কোন্টা প্রয়োজন।
7,274 total views, 4 views today